פיתוח מנהלים - על טעויות מיילים

איך לחיצת כפתור פשוטה ותמימה יכולה להפוך לסיוט מתמשך? כל מי שאי פעם שלח איזשהו אי-מייל בטעות יודע על מה אני מדבר, וגם בטח זוכר את ההרגשה...

אנשים עושים עסקים עם אנשים, ועסקים עושים בעיקר עם אלו שאוהבים. זה כלל פשוט אבל כל כך חשוב - אז למה הנטיה לשכוח אותו היא כל כך נפוצה? Tim Sanders טים סנדרס, מחברם של "The Likeability Factor" ושל "Love is the Killer App", מציע לנו ייעוץ עסקי בצורת כמה טיפים מעולים במיוחד בפשטות שלהם על - איך לא לסבך לעצמנו את החיים מעבר לנדרש.

סרט אימה עדיף בקולנוע

יש טעויות שפשוט לא כדאי לעשות, מחיר התיקון לאחר מכן הוא כל כך קשה או יקר או גובה מאיתנו מחיר רגשי שזה הופך להיות סוג של סרט אימה עסקי ואנושי.

• לעולם אל תשלחו מייל כשאתם כועסים - קל להגיד את זה וקשה ליישם. כל מי שפלט מייל בעידנא דריתחא בוודאי זוכר שזה לא עניין פשוט לתקן את מה שנשלח.

• השתמשו במייל לאישורים ופרוצדורות - כדאי מאד להשתמש במיילים רק כדי לאשר הצעות / רעיונות / מפגשים או כדי לשאול שאלות ולקבל מידע נוסף. את הדברים האחרים: הערות שליליות / נזיפות / גערות וכו' יש לעשות פנים אל פנים, (אם אין ברירה אז לכל הפחות עשו זאת באמצעות שיחה טלפונית)

• אל תשיבו במייל לכ-ו-ל-ם -  תשובה לכולם עשויה להתפרש כמזלזלת או מתנשאת, לכן כדאי להקדיש זמן ולברור את הנמענים לתשובה. זהו טיפ חשוב, בעזרתו ניתן לשדר איכפתיות ותשומת לב, גם באמצעות כלי קר וטכני כמו האי-מייל

• שימו לב לשעת שליחת המייל - סנדרס מתייחס בעיקר לכפיפים, אך אנו מרשים לעצמנו להרחיב את העניין גם כלפי לקוחות. מייל שיגיע ללקוח מאיתנו ב- 04:00 לפנות בוקר, עשוי להתפרש על ידו, איך נאמר זאת בעדינות, כדבר הלא הכי שפוי בעולם. אם כבר מצאתם את עצמכם מנסחים מייל ללקוח בשעות ביזאריות, אתם יכולים להשהות את השליחה לשעה מוגדרת כלשהי

 טיפים אלו טובים לכולם - אולם אם אתם מנהלים הם חלים עליכם ביתר שאת. אחת הטעויות הניהוליות שאנו עוסקים בהן רבות במסגרת של אימון מנהלים היא מענה בתפוצה רחבה. מלחמות אגו אולי מוסיפות לאגו אבל שם זה נשאר ולא בשום מקום אחר. אין שום סיבה להתכתבויות מרובות נמענים אלא כן מדובר בעדכון נקודתי ותו לא.

סוגיה נוספת שאף היא נפוצה כל כך אצל מנהלים היא נושא הגעירה ונזיפה במייל. חברים, אל תעשו את זה. בתהליכי פיתוח מנהלים שאנו מבצעים זה עולה שוב ושוב עוד פעם שוב ושוב. יש לך מה לומר לעובד שלך או למקביל שלך וזהלא מילה טובה, תהיה אמיץ מספיק לומר את זה בפנים. זה כל כך לא נעים לקבל נזיפה במייל.

בעצם, אם נחשוב על זה לעומק, סנדרס מדבר על תשומת לב ואכפתיות, כאשר הדרך להעביר אותה הינה אמצעי התקשורת הנוח והפשוט הזה. תזכרו כי חוויית לקוח טובה עוברת דרך חוויית עובד מעולה. תפגינו יחס אישי ואכפתיות לצוות שלכם.

עוד על "אנשים עושים עסקים עם אנשים" ניתן לשמוע אצלנו באופן אישי והנה עוד כמה טיפים עסקיים שיכולים לחסוך המון טעויות.

מאמרים נוספים בנושא:

• אימון מנהלים - פיתוח מנהלים
• פיתוח מנהלים - מי הם האנשים המיוחדים בארגון שלך?
• פיתוח מנהלים - מנהיגות ערכית ככלי לרווחים גבוהים יותר
  
• פיתוח מנהלים - על תורת המדידה
• פיתוח מנהלים - אי אפשר לנהל עסק בטלפון שבור...
• פיתוח מנהלים - לחשוב מחוץ לקופסה
• פיתוח מנהלים - לכבד את האחר ככלי ניהולי
• פיתוח מנהלים -דרגו את עצמכם, איזה מנהלים אתם ואיזה מנהלים אתם רוצים 
• פיתוח מנהלים - העובד פישל? חכו רגע עם הביקורת ותקראו את הקטע הבא
• פיתוח מנהלים - האם מנהלות טובות יותר לעסקים?